Datenschutzhinweise

1. Verantwortlicher

Axiom Advisory UG (haftungsbeschränkt), Urbanstr. 71, 10967 Berlin, vertreten durch den Geschäftsführer Niclas Liebenow. E-Mail: info@axiom.berlin, Telefon: +49 162 1722349. Weitere Angaben im Impressum.

Für die Buchhaltungs-, Personal- und Planungsdaten eines Unternehmens, die in Axiom Cockpit ausgewertet werden, ist das jeweilige Unternehmen verantwortlich; Axiom verarbeitet diese Daten in dessen Auftrag auf Grundlage einer Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO). Fragen dazu richten Sie bitte an das Unternehmen.

2. Welche Daten die Anwendung über Sie verarbeitet

• Zugangsdaten: Name, E-Mail-Adresse, Rolle (Berater:in oder Mandant), Zuordnung zu Unternehmen, Zeitpunkt der Anmeldung. Berater:innen zusätzlich: Passwort (nur als Hash gespeichert), Daten der Zwei-Faktor-Anmeldung (Geheimnis verschlüsselt, Wiederherstellungscodes nur als Hash). Mandanten melden sich ohne Passwort über einen Einmal-Link an, der per E-Mail zugestellt wird und 15 Minuten gilt.
• Protokoll: Die Anwendung protokolliert, wer wann welche Änderung vorgenommen hat (zum Beispiel Uploads, Planwerte, Kommentare, Zugänge). Das Protokoll ist für Berater:innen des jeweiligen Unternehmens einsehbar und dient der Nachvollziehbarkeit.
• Technische Protokolle: Der Server speichert bei jedem Aufruf IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browser-Kennung, um Störungen zu erkennen und Angriffe abzuwehren (zum Beispiel Sperre nach wiederholten Fehlanmeldungen). Diese Protokolle sind in ihrem Umfang begrenzt; die ältesten Einträge werden laufend überschrieben.
• Fehlerprotokoll: Tritt ein Fehler auf, wird er mit Zeitpunkt, betroffener Seite und einer Kennnummer gespeichert, ohne Inhalte von Buchungen.
• Schlüssel für KI-Assistenten: Berater:innen können einen persönlichen Zugangsschlüssel für die Schnittstelle der Anwendung erzeugen. Gespeichert wird nur ein Hash des Schlüssels.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der Anwendung, Anmeldung und Zugriffsschutz: Erfüllung des Vertrags mit dem Unternehmen, das Sie nutzt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), bei Beschäftigten des Unternehmens unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Technische Protokolle, Fehlerprotokoll, Sperren: berechtigtes Interesse an Sicherheit und Stabilität (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Änderungsprotokoll: berechtigtes Interesse an der Nachvollziehbarkeit von Finanzdaten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
• Aufbewahrung, soweit gesetzlich vorgeschrieben: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

4. Cookies und lokale Speicherung

Die Anwendung setzt nur Cookies und Browser-Speicher, die für den Betrieb nötig sind (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Es gibt keine Reichweitenmessung, keine Werbe-Cookies und keine eingebundenen Dienste Dritter.

• Sitzungs-Cookie nach der Anmeldung (signiert, 7 Tage, nur über HTTPS).
• Kurzlebiges Cookie während der Zwei-Faktor-Anmeldung (5 Minuten).
• Einstellungen zur Darstellung (hell/dunkel, Detailgrad von Tabellen) im Browser-Speicher oder in Cookies ohne Personenbezug.

5. Wo die Daten verarbeitet werden, Empfänger

• Hosting: netcup GmbH, Karlsruhe. Die Verbindung ist verschlüsselt (HTTPS). Sicherungen werden täglich erstellt und nach 14 Tagen gelöscht; Wochenstände nach 8 Wochen.
• E-Mail-Versand (Anmeldelinks, Einladungen, „Passwort vergessen“): Resend Inc., USA, Verarbeitung in der EU-Region (Irland). Übermittelt werden Empfängeradresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht.
• KI-Assistent: Berater:innen von Axiom können die Daten eines Unternehmens über eine Schnittstelle mit einem KI-Assistenten (Anthropic, USA) auswerten, soweit das mit dem Unternehmen vereinbart ist. Zugangs- und Protokolldaten von Nutzer:innen werden dabei nicht übermittelt.

Eine Weitergabe an andere Empfänger findet nicht statt, es sei denn, wir sind gesetzlich dazu verpflichtet.

6. Speicherdauer

• Zugangsdaten: bis der Zugang entfernt wird. Beim Entfernen werden auch offene Anmeldelinks und Schlüssel gelöscht.
• Änderungsprotokoll: solange das Unternehmen in der Anwendung geführt wird; es wird mit dem Unternehmen gelöscht.
• Technische Protokolle: begrenzter Umfang, laufend überschrieben. Fehlerprotokoll: bis zur Bereinigung durch Axiom.
• Gelöschte Unternehmen: 60 Tage im Papierkorb wiederherstellbar, danach endgültig gelöscht; es bleibt nur ein Vermerk ohne Inhalte, dass der Datensatz gelöscht wurde.
• Sicherungen: wie unter 5 beschrieben; gelöschte Daten sind nach Ablauf der Sicherungsfrist auch dort nicht mehr vorhanden.

7. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen. Wenden Sie sich dazu an info@axiom.berlin. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die im Auftrag eines Unternehmens verarbeitet werden, leiten wir es an das Unternehmen weiter oder bitten Sie, sich direkt dorthin zu wenden.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit.

8. Sicherheit

Verschlüsselte Übertragung, Passwörter nur als Hash, Zwei-Faktor-Anmeldung für Berater:innen, Anmeldelinks statt Passwörter für Mandanten, Rollen mit Lesezugriff, Sperre bei wiederholten Fehlanmeldungen, tägliche Sicherung mit automatischer Wiederherstellungsprobe. Einzelheiten stehen in der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung mit dem Unternehmen.

9. Änderungen

Diese Hinweise werden angepasst, wenn sich die Anwendung oder ihre Dienstleister ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.